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實驗室檔案管理制度來源:武漢中地大環境地質院    發布日期:2021-01-22    瀏覽量:

1.歸檔要求

(1)歸檔的資料要求完整、齊全、分類準確便于保管、查閱;

(2)歸檔時須對歸檔資料的內容和份數進行核查,并填寫《文件和資料管理登記一覽表》按表內各項逐一填寫清楚;

(3)歸檔的資料要用碳素墨水或藍黑墨水填寫;

(4)歸檔資料應按歸檔資料的種類分類整理、分類立卷;分類存放;

(5)對每類歸檔資料應編制總目錄;

(6)歸檔資料應存放檔案盒中,盒外有類別標志,盒內有按件編制的目錄;

(7)檔案必須存放檔案柜中妥善保管,防止遺失;

(8)檔案存放環境應保證防潮、防霉、防蟲蛀:

(9)涉及保密的檔案資料應遵守保密制度。

2.保管期限

根據各類檔案性質確定保管期限,檔案管理員保管的資料期限分別為:

(1)凡是有長期利用價值的檔案列為永久保管,如本中心的政策性文件、質量管理體系文件、處理重要問題形成的文件資料、重要的計劃和總結等。

(2)管理評審、內部審核的相關記錄,保存期為三年;

(3)檢測原始記錄和報告復印件,保存期限為長期;

(4)實驗比對和能力驗證記錄、抱怨處理記錄、合同評審記錄、文件控制記錄、分包記錄等保存期限為三年;

(5)計量儀器設備檢定證書、儀器設備運行檢查記錄、儀器設備使用記錄和維護記錄以及使用說明書(或復印件)等,保存期限由儀器設備報廢時間而定;

(6)技術人員的技術檔案則應長期保存;

(7)服務和供應品的采購記錄,由采購部保存,保存期為三年。

(8)儀器設備,其說明書及相關資料保存期限由儀器設備報廢時間而定。

3.資料的保管范圍:

(1) 國家、部門、地區有關產品質量方面的文件、政策、法令、法 規、規定;

(2) 產品技術標準、相關標準、參考標準(國外的和國內的);

(3)檢測規程、規范、檢測實施細則、檢測方法(國外的,國內的和自編的);

(4)計量檢定規程、暫行檢驗方法;

(5)儀器說明書、計量檢定合格證、儀器、儀表、設備的驗收、維修、大修、使用、報廢記錄;

(6)檢測儀器、設備明細表、臺帳;

(7)各類檢驗原始記錄;

(8)各類檢驗報告;

(9)用戶反饋意見及處理意見;

(10)檢驗報告發放登記本;

(11)產品圖紙、工藝文件及其它資料。

4.檔案資料的復制和借閱

(1).借閱檔案資料,須經質量負責人批準,復制記錄須經主任批準。

 (2).外來人員一般不得借閱和復制檔案資料,確因需要須經主任批準。

(3).借閱和復制檔案資料應辦理登記手續,資料的借閱和復制必須填寫《文件借閱、復制登記表》;借閱人不得泄密和轉移借閱,不得在記錄上涂改、劃線等,閱后及時交還資料管理員,并辦理相關手續。

(4).檔案資料應存放在指定場所,并采取保密措施。

(5).借閱人員未經許可不得復制、摘抄或將記錄帶離指定場所,不得查閱其他無關記錄。

5.檔案資料的清理和銷毀

(1).檔案資料原則上每年清理一次,同時修訂總目錄和卷內目錄包括電子版目錄;

(2).對超過保存期限或失去保存價值的檔案資料,由檔案管理員填寫銷毀清單,經主任批準后銷毀;


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